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Die Estée Lauder Companies sprechen Menschen weltweit und branchenübergreifend an und fördern dabei Talente. Ob in einem unserer zahlreichen Läden, in einer unserer Produktionsstätten, in unserem Hauptsitz in New York City oder in einer unserer Filialen weltweit, unsere Mitarbeiter sind stolz auf ihren Beitrag zu unserem Erfolg.

Job Information

The Estee Lauder Companies Office Services Lead in Schwyz-Wollerau, Switzerland

Office Services Lead

Wir sind auf der Suche nach einer erfahrenen Fachperson welche die Position als Leiter/Leiterin der Reception und Office Management in einem internationalen und hochdynamischen Umfeld übernimmt.

Der Fokus der Position konzentriert sich auf das Management unserer Repections welche sich an mehrern Standorten befinden sowie interne und externe Kunden zu beraten und zu unterstützen.

Zu den Hauptaufgaben gehören:

  • Leitung and Weiterentwicklung des Reception Teams

  • Sicherstellung von effizienten sowie reibungslosen Prozessen für alle Office Management Aufgaben wie z.B.

-Verwaltung und Betreuung von Gästen, Regristation und Zugang zu den Office Gebäuden

-Verwaltung der einkommenden Anrufe, korrektes Weitlerleiten oder setzen von angebrachten Durchsagen bei geschlossenen Öffnungszeiten

-Verwaltung von interner und externer Post sowie unserer Kuriere

-Sicherstellung eines konstanten Bestands an Büromaterial und bestellen von Visitenkarten

-Buchung von Flügen, Hotels oder Mietautos für unsere Mitarbeitende wie auch Taxis, Zugtickets und Hotel Reservationen für unsere externen Gäste

-Bestellung und Zustellung von Caterings sowie das Vorbereiten von Meeting Räumen

-Unterstützung des HR Departments bei Absagen an Kandidaten sowie bei allgemeinen Statistiken und Reports

-Unterstützung des Finance Departments bei Rechnung sowie bei allgemeinen Statistiken und Reports

-Organisation von Events (z.B. National Future Day) und Unterstützung bei weiteren administrativen Aufgaben von verschiedenen internen Anspruchsgruppen

  • Abdeckung des Empfangs falls Mitarbeiter geplant oder ungeplant nicht arbeiten können

  • Optimieren von Prozessen und Dokumenten um die Effizienz des ganzen Teams nachhaltig und langfristig zu steigern

  • Als zuverlässiger erster Ansprechpartner für interne und externe Besucher fungieren

  • Sicherstellung unseres «High Touch Service Approachs» in allen übertragenen Front-Aufgaben

  • Administrative Verwaltung unserer Temporär-Mitarbeiter und Verwaltung des Zeiterfassungs-Tools

  • Sie haben eine kaufmännische Ausbildung (Lehre, Hochschulabschluss oder ähnliches) absolviert.

  • Sie haben mindestens 5 Jahre Führungserfahrung in einer Frontfunktion oder in einer ähnlichen Position.

  • Sie sind flexibel in Bezug auf Arbeitszeit und Ort (Wollerau, Lachen ab 2021 Galgenen).

  • Sie haben in der Vergangenheit Ihr hohes Maß an Integrität und Geheimhaltung bewiesen.

  • Sie sprechen fließend Deutsch und Englisch, Französisch wird als Pluspunkt angesehen.

  • Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word und Excel.

  • Sie sind eine kundenorientierte, selbstbewusste und freundliche Persönlichkeit, die gerne Energie aufbringt und andere befähigt.

  • Sie streben nach Exzellenz in der Ausführung und zeigen Proaktivität, um Wege zur Verbesserung der persönlichen und organisatorischen Effektivität zu finden, um aktuelle und zukünftige Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

  • High Touch Serviceorientierung ist Ihre Leidenschaft, aber Sie sind auch in der Lage, bestimmte Anfragen zu beurteilen und angemessen zu reagieren.

Schicht Tagarbeit

Tätigkeit Supply Chain - Corporate

Beschäftigungsverhältnis Standard

Beschäftigungsart Vollzeit

Primärer Standort Europa, Mittlerer Osten, Afrika-CH-Schwyz-Wollerau

Organisation Estée Lauder Companies

Language: de

Job Number: 196503

DirectEmployers